TECNO MOBILIARIO S.A.S., es una sociedad cuyo objeto social consiste en la actividad de fabricación, venta y suministro de muebles en para oficina y carpintería en madera para apartamentos. En el ejercicio de dicho objeto, la empresa recoge y administra información personal de sus clientes, proveedores, empleados, contratistas u otros, con el fin de realizar las transacciones comerciales.
En cumplimiento de la obligación legal consagrada en la Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal K, a través de la expedición del presente reglamento, se busca establecer un marco jurídico y procedimental adecuado para proteger el derecho fundamental de Hábeas Data de los clientes, proveedores, empleados, contratistas u otros, garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personales de los cuales son titulares, y que son tratados por la empresa.
TECNO MOBILIARIO S.A.S., en el desarrollo de sus actividades comerciales, ha diseñado la política que establece para el Tratamiento De Datos Personales, la cual se rige por la normatividad vigente, la existencia de las políticas de tratamiento de información personal, como resultado de la divulgación de la Ley 1581 de 2012; con el fin de garantizar el Habeas Data de los titulares de la información personal.
De esta forma, la empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía del titular, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios establecidos por la norma.
NOMBRE DE LA EMPRESA
TECNO MOBILIARIO S.A.S., de acuerdo a la matricula mercantil tiene la condición de pequeña empresa de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del artículo 2 de la ley 1429 de 2010. La cual desarrolla dentro de su actividad principal 3110 – Fabricación de muebles. Constituida el 10 de enero de 2014, e inscrita bajo el número de matrícula N° 00242057 el 13 de enero de 2014.
DOMICILIO Y DIRECCION COMERCIAL
La empresa tiene su domicilio en la ciudad de Ibagué, y se encuentra ubicada en la Calle 25 N 5 A 60, barrio Belalcázar.
CORREO ELECTRONICO: info@tecnomobiliario.com
TELEFONOS: 2652124 / 2647141
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la empresa es cuyo titular sea persona natural o jurídica objeto de tratamiento. El reglamento se utiliza para el manejo de datos personales de los cuales TECNO MOBILIARIO S.A.S., es responsable.
Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 151 y 202 de la Constitución Política.
El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de TECNO MOBILIARIO S.A.S., se rige por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las modifiquen o complementen.
El reglamento se da a conocer a los funcionarios de la empresa mediante capacitaciones y divulgación, quienes se obligan a cumplirlo.
Regular el derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por TECNO MOBILIARIO S.A.S., a través de la fijación de medidas claras de recolección, conservación y administración de los mismos, así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la eliminación de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la base de datos de la empresa.
Los principios marcados en el presente artículo, establecen el marco general de
cumplimiento de las disposiciones consagradas en el presente reglamento.
Son derechos de los titulares de los datos personales tratados por TECNO MOBILIARIO S.A.S., de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
TECNO MOBILIARIO S.A.S., adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la autorización por parte del titular para el tratamiento de sus Datos Personales.
Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de TECNO MOBILIARIO S.A.S., provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, empleados y/o público en general. De esta manera, TECNO MOBILIARIO S.A.S., tiene diversas bases de datos las cuales se clasifican en cinco (5) grupos principales dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el tratamiento.
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de TECNO MOBILIARIO S.A.S., o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
En relación con el Tratamiento de los Datos Personales: De acuerdo, con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la empresa se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TECNO MOBILIARIO S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por TECNO MOBILIARIO S.A.S., y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
La empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa.
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, TECNO MOBILIARIO S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la empresa garantiza:
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 26 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de TECNO MOBILIARIO S.A.S.. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal de TECNO MOBILIARIO S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
La empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TECNO MOBILIARIO S.A.S.,
la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, TECNO MOBILIARIO S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TECNO MOBILIARIO S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TECNO MOBILIARIO S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autorizando expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con TECNO MOBILIARIO S.A.S.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, TECNO MOBILIARIO S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con TECNO MOBILIARIO S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
La empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
La empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., como entidad, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así por ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de clientes actúa como encargado del tratamiento el área Contable; para el caso de datos financieros y comerciales actúa como encargado del tratamiento la Dirección Administrativa; para el caso de empleados de TECNO MOBILIARIO S.A.S., actúa como encargado del tratamiento la Gerencia.
La empresa TECNO MOBILIARIO S.A.S., designa al área administrativa, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionada encargada del tratamiento, dependencia que una vez reciba estas comunicaciones, entrará a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que el Titular considere que TECNO MOBILIARIO S.A.S., dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarse al domicilio y dirección comercial ya mencionados en la identificación del responsable.
El presente manual rige a partir del primero (01) de Noviembre de 2016.